Większość wydarzeń wciąż opiera się na wcześniej drukowanych identyfikatorach i ręcznej rejestracji. To oznacza:
Dlaczego zmieniliśmy sposób działania rejestracji
- Zamieszanie, gdy uczestnicy nie przychodzą lub zmieniają swoje dane
- Długie kolejki w godzinach szczytu
- Błędy wymagające ponownego drukowania na miejscu
- Brak podglądu w czasie rzeczywistym, kto faktycznie pojawił się na wydarzeniu
Nowoczesne platformy eventowe wykorzystują dziś natychmiastowy wydruk identyfikatorów z użyciem tabletów, kodów QR i kiosków samoobsługowych, co znacząco skraca czas oczekiwania i zapewnia organizatorom bieżące dane o uczestnikach.
Wdrożyliśmy te najlepsze praktyki i stworzyliśmy własną usługę rejestracji na miejscu, zoptymalizowaną pod kątem konferencji, szczytów oraz wydarzeń korporacyjnych.
Co obejmuje nasz system
1. Tablety do check-inu i skanowanie QR
- Goście z wcześniejszą rejestracją meldują się za pomocą kodu QR z e-maila lub telefonu
- Goście niezarejestrowani mogą zostać dodani w kilka sekund bezpośrednio na tablecie
- Wyszukiwanie po nazwisku, firmie lub e-mailu — bez papierowych list, bez chaosu
2. Natychmiastowy wydruk identyfikatorów z drukarkami Zebra
- Drukarki identyfikatorów / etykiet Zebra drukują spersonalizowane identyfikatory na żądanie — natychmiast po dokonaniu check-inu gościa.
- Możliwość wyboru: etykiety samoprzylepne na wcześniej przygotowanych kartach, papierowe identyfikatory na smyczach lub plastikowe karty — w zależności od poziomu wydarzenia i budżetu.
- Koniec z pudełkami nieużytych identyfikatorów — drukujemy wyłącznie dla osób, które faktycznie pojawiają się na wydarzeniu.
3. Inteligentne projekty identyfikatorów
- Niestandardowy układ z Twoim logo, kolorami marki, nazwą wydarzenia, datą i lokalizacją
- Różne projekty lub kolory dla prelegentów, VIP-ów, obsługi i partnerów
- Opcjonalne kody QR lub kreskowe na identyfikatorach do skanowania sesji, pozyskiwania leadów lub kontroli dostępu
4. Pełna przejrzystość dla organizatorów
- Panel w czasie rzeczywistym pokazujący, kto się zameldował — według typu biletu / kategorii
- Statystyki na żywo: przyjazdy w czasie, nieobecności, goście niezarejestrowani
- Raporty do eksportu po wydarzeniu — na potrzeby wewnętrznych KPI i sponsorów
5. Professional on-site support
- Nasz zespół konfiguruje wszystkie tablety, drukarki i sieć przed otwarciem wydarzenia
- Zapewniamy przeszkolony personel rejestracyjny (opcjonalnie) do obsługi stanowiska lub wsparcia Twojego zespołu
- Zapasowy tryb offline w przypadku utraty internetu (lokalna synchronizacja i buforowana lista gości)
Jak poprawia przejrzystość i doświadczenie uczestników
For attendees
- Krótsze kolejki — check-in i identyfikator w kilka sekund zamiast minut
- Poprawne imiona, stanowiska i firmy — nawet jeśli dane zmieniono w ostatniej chwili
- Lepsze pierwsze wrażenie: profesjonalne, zorganizowane i nowoczesne powitanie
For organizers
- Podgląd na żywo, kto aktualnie znajduje się na terenie wydarzenia
- Natychmiastowe listy dla ochrony, cateringu lub zarządzania sesjami
- Łatwa dokumentacja dla sponsorów: „Oto dokładnie, kto uczestniczył, kiedy i jak długo”
- Mniej odpadów: żadnych palet niewykorzystanych identyfikatorów po wydarzeniu
Typowe opcje konfiguracji / Pakiety:
Podstawowe Stanowisko Rejestracji
- 1–2 tablety z aplikacją do rejestracji
- 1 drukarka termiczna Zebra do identyfikatorów (np. seria ZD421)
- Standardowy projekt identyfikatora (uczestnik / prelegent)
- Podstawowy panel podglądu w czasie rzeczywistym
Premiumowa Rejestracja Wielopasmowa
- 3–6 tabletów na stojakach (rejestracja wielopasmowa)
- 2–4 drukarki identyfikatorów Zebra dla wysokiej przepustowości
- Niestandardowe układy identyfikatorów (VIP, media, obsługa, sponsorzy)
- Formularze rejestracji dla gości niezarejestrowanych, płatności na miejscu (jeśli wymagane)
- Rozszerzona analityka i eksport danych po wydarzeniu
Opcja Kiosku Samoobsługowego
- Kiosk z ekranem dotykowym i samoobsługową rejestracją QR
- Zintegrowany wydruk identyfikatorów i stacja z smyczami
- Obsługa jedynie w zakresie pomocy / rozwiązywania problemów
Idealne dla
Corporate conferences & management meetings
Roadshows and product launches
Association events & membership meetings
Trade fairs & expos
Investor forums & closed-door events
Wdrożenie i Przepływ Pracy
Przed wydarzeniem
- Łączymy się z Twoimi danymi rejestracyjnymi (CSV / eksport z platformy / API, jeśli dostępne)
- Projektujemy i testujemy układ(y) identyfikatorów
- Konfigurujemy tablety, drukarki i sieć oraz symulujemy rzeczywisty proces check-inu
W trakcie wydarzenia
- Nasz zespół przyjeżdża wcześniej na ostateczną konfigurację i testowe wydruki
- Otwarcie drzwi → goście skanują QR lub podają nazwisko → identyfikator drukuje się natychmiast
- Monitoring na żywo kolejek, sprzętu i danych
Po wydarzeniu
- Eksport danych o frekwencji oraz raport podsumowujący
- Opcjonalny podział według typu biletu, firmy, kraju itp.
Gotowy, aby rejestracja stała się najpłynniejszym momentem Twojego wydarzenia?
Opowiedz nam o swojej nadchodzącej konferencji, a przygotujemy kompletny system rejestracji i wydawania identyfikatorów na miejscu — dopasowany do obiektu, liczby uczestników i wymogów bezpieczeństwa.